روش سنتی
اطلاعات در ایمیل، فایل، تماس و پیامرسان پخش میشود و پیگیریها وابسته به حافظه افراد است.
شبکه نمایندگان
شبکه نمایندگان در کایاکو به سازمان کمک میکند درخواستها، ارتباطات، فرایندها، گزارشها و همکاری تیمی را در یک پلتفرم فارسی و یکپارچه مدیریت کند.
راهکار شبکه نمایندگان برای سازمانهایی طراحی شده که میخواهند فرایندهای چند واحدی را از ابزارهای پراکنده به یک پلتفرم قابل کنترل منتقل کنند.
شبکه نمایندگان چه مسئلهای را حل میکند؟
بسیاری از سازمانها اطلاعات مشتری، تماسها، تیکتها، وظایف و پروژهها را در ایمیل، اکسل، پیامرسانها و نرم افزارهای جداگانه نگهداری میکنند. نتیجه این پراکندگی، کندی پاسخ، فراموشی پیگیریها، نبود مالک مشخص و دشوار شدن گزارشگیری مدیریتی است.
کایاکو چگونه کمک میکند؟
- ثبت متمرکز درخواستها، مشتریان، فعالیتها و سوابق ارتباطی
- ارجاع مسئولیت به کارشناس یا دپارتمان مناسب با وضعیت قابل پیگیری
- تعریف SLA، اولویت، وضعیت، دستهبندی و مسیرهای گردش کار
- گزارشگیری از عملکرد تیم، زمان پاسخ، حجم کار و کیفیت خدمت
- اتصال به ایمیل، پیامک، VoIP، API، Webhook و ابزارهای سازمانی در صورت نیاز
سناریوی واقعی استفاده
فرض کنید یک مشتری از طریق تماس یا فرم سایت درخواست ثبت میکند. در روش سنتی، پیگیری بین چند نفر و چند ابزار پخش میشود؛ اما در کایاکو، درخواست به یک رکورد قابل پیگیری تبدیل میشود، سابقه مشتری کنار آن دیده میشود، مسئول رسیدگی مشخص میشود و مدیر میتواند وضعیت پاسخگویی را در داشبورد بررسی کند.
مقایسه روش سنتی و کایاکو
مقایسه وضعیت سنتی با کایاکو نشان میدهد چرا ثبت متمرکز و گزارشگیری قابل اتکا اهمیت دارد.
کایاکو
همه درخواستها، مشتریان، تماسها و وظایف در یک مسیر قابل پیگیری ثبت و گزارش میشوند.
نتیجه مدیریتی
مدیر میتواند حجم کار، زمان پاسخ، تاخیرها، رضایت و کیفیت خدمت را با داده واقعی بررسی کند.
سوالات متداول
شبکه نمایندگان برای چه سازمانهایی مناسب است؟
شبکه نمایندگان برای تیمهایی مناسب است که میخواهند درخواستها، مشتریان، تماسها و کارهای داخلی را از حالت پراکنده به یک فرایند قابل پیگیری منتقل کنند.
آیا امکان سفارشیسازی وجود دارد؟
بله، کایاکو برای بسیاری از فرایندها قابل پیکربندی است و در صورت نیاز سازمان، توسعه اختصاصی و اتصال به سیستمهای دیگر قابل بررسی است.
آیا امکان استقرار اختصاصی وجود دارد؟
بسته به نیاز سازمان، استقرار ابری، سرور اختصاصی، Private Cloud یا On-Premise قابل بررسی و پیادهسازی است.
از کجا باید شروع کنیم؟
پیشنهاد میشود ابتدا نیازسنجی آنلاین یا جلسه دمو ثبت شود تا ماژولهای لازم، تعداد کاربران، نوع استقرار و مسیر پیادهسازی مشخص شود.