مکاتبات داخلی، کارتابل اداری، ارجاعات، فرمهای سازمانی، گردش کار تایید، بایگانی و درخواستهای داخلی را مدیریت کنید.
اتوماسیون اداری در کایاکو به عنوان یک ماژول عملیاتی طراحی شده تا تیمها بتوانند درخواستها، مشتریان، تماسها، وظایف و گزارشها را در یک مسیر واحد مدیریت کنند.
بسیاری از سازمانها اطلاعات مشتری، تماسها، تیکتها، وظایف و پروژهها را در ایمیل، اکسل، پیامرسانها و نرم افزارهای جداگانه نگهداری میکنند. نتیجه این پراکندگی، کندی پاسخ، فراموشی پیگیریها، نبود مالک مشخص و دشوار شدن گزارشگیری مدیریتی است.
در این بخش، امکانات اصلی اتوماسیون اداری با توضیح کوتاه و کاربرد سازمانی نمایش داده شدهاند.
کارتابل اداری در بخش امکانات اتوماسیون اداری کمک میکند این قابلیت به صورت ساختارمند، قابل پیگیری و قابل گزارش در فرایندهای سازمانی استفاده شود.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
مکاتبات داخلی در بخش امکانات اتوماسیون اداری کمک میکند این قابلیت به صورت ساختارمند، قابل پیگیری و قابل گزارش در فرایندهای سازمانی استفاده شود.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
ثبت درخواست داخلی در بخش امکانات اتوماسیون اداری کمک میکند این قابلیت به صورت ساختارمند، قابل پیگیری و قابل گزارش در فرایندهای سازمانی استفاده شود.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
ارجاع نامه در بخش امکانات اتوماسیون اداری کمک میکند این قابلیت به صورت ساختارمند، قابل پیگیری و قابل گزارش در فرایندهای سازمانی استفاده شود.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
گردش کار تایید در بخش امکانات اتوماسیون اداری کمک میکند این قابلیت به صورت ساختارمند، قابل پیگیری و قابل گزارش در فرایندهای سازمانی استفاده شود.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
فرمساز در بخش امکانات اتوماسیون اداری کمک میکند این قابلیت به صورت ساختارمند، قابل پیگیری و قابل گزارش در فرایندهای سازمانی استفاده شود.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
جزئیات قابلیتشمارهگذاری خودکار در بخش امکانات اتوماسیون اداری کمک میکند این قابلیت به صورت ساختارمند، قابل پیگیری و قابل گزارش در فرایندهای سازمانی استفاده شود.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
پیوست فایل در بخش امکانات اتوماسیون اداری کمک میکند این قابلیت به صورت ساختارمند، قابل پیگیری و قابل گزارش در فرایندهای سازمانی استفاده شود.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
یادداشت داخلی در بخش امکانات اتوماسیون اداری کمک میکند این قابلیت به صورت ساختارمند، قابل پیگیری و قابل گزارش در فرایندهای سازمانی استفاده شود.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
بایگانی مکاتبات در بخش امکانات اتوماسیون اداری کمک میکند این قابلیت به صورت ساختارمند، قابل پیگیری و قابل گزارش در فرایندهای سازمانی استفاده شود.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
جستجوی مکاتبات در بخش امکانات اتوماسیون اداری کمک میکند این قابلیت به صورت ساختارمند، قابل پیگیری و قابل گزارش در فرایندهای سازمانی استفاده شود.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
اعلان ایمیلی و پیامکی باعث میشود کارهای مهم، تاخیرها و تغییر وضعیتها از دید تیم خارج نشوند و پیگیریها به زمان مناسب انجام شوند.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
گزارش فرایندها وضعیت عملیات را به داده قابل تحلیل تبدیل میکند و به مدیران کمک میکند تصمیمهای پشتیبانی، فروش و عملیات را بر اساس عدد واقعی بگیرند.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
مدیریت درخواستهای سازمانی فرایند مربوط به این بخش را ساختارمند میکند تا مسئول، وضعیت، زمانبندی و خروجی هر کار برای تیم و مدیر روشن باشد.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
ثبت ارجاعات در بخش امکانات اتوماسیون اداری کمک میکند این قابلیت به صورت ساختارمند، قابل پیگیری و قابل گزارش در فرایندهای سازمانی استفاده شود.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
مشاهده تاریخچه گردش کار در بخش امکانات اتوماسیون اداری کمک میکند این قابلیت به صورت ساختارمند، قابل پیگیری و قابل گزارش در فرایندهای سازمانی استفاده شود.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
مدیریت تاییدیهها فرایند مربوط به این بخش را ساختارمند میکند تا مسئول، وضعیت، زمانبندی و خروجی هر کار برای تیم و مدیر روشن باشد.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
فرمهای چندمرحلهای در بخش امکانات اتوماسیون اداری کمک میکند این قابلیت به صورت ساختارمند، قابل پیگیری و قابل گزارش در فرایندهای سازمانی استفاده شود.
کاربرد در سازمان: مکاتبات، فرمها و درخواستهای داخلی با گردش کار، بایگانی و تاریخچه قابل پیگیری مدیریت میشوند.
فرض کنید یک مشتری از طریق تماس یا فرم سایت درخواست ثبت میکند. در روش سنتی، پیگیری بین چند نفر و چند ابزار پخش میشود؛ اما در کایاکو، درخواست به یک رکورد قابل پیگیری تبدیل میشود، سابقه مشتری کنار آن دیده میشود، مسئول رسیدگی مشخص میشود و مدیر میتواند وضعیت پاسخگویی را در داشبورد بررسی کند.
مقایسه وضعیت سنتی با کایاکو نشان میدهد چرا ثبت متمرکز و گزارشگیری قابل اتکا اهمیت دارد.
اطلاعات در ایمیل، فایل، تماس و پیامرسان پخش میشود و پیگیریها وابسته به حافظه افراد است.
همه درخواستها، مشتریان، تماسها و وظایف در یک مسیر قابل پیگیری ثبت و گزارش میشوند.
مدیر میتواند حجم کار، زمان پاسخ، تاخیرها، رضایت و کیفیت خدمت را با داده واقعی بررسی کند.
اتوماسیون اداری برای تیمهایی مناسب است که میخواهند درخواستها، مشتریان، تماسها و کارهای داخلی را از حالت پراکنده به یک فرایند قابل پیگیری منتقل کنند.
بله، کایاکو برای بسیاری از فرایندها قابل پیکربندی است و در صورت نیاز سازمان، توسعه اختصاصی و اتصال به سیستمهای دیگر قابل بررسی است.
بسته به نیاز سازمان، استقرار ابری، سرور اختصاصی، Private Cloud یا On-Premise قابل بررسی و پیادهسازی است.
پیشنهاد میشود ابتدا نیازسنجی آنلاین یا جلسه دمو ثبت شود تا ماژولهای لازم، تعداد کاربران، نوع استقرار و مسیر پیادهسازی مشخص شود.
